L'espace Données

L'espace Données est l'endroit où votre organisation range ses données structurées : un fichier clients, un suivi de commandes, un inventaire. Leem y a accès : il peut les consulter pour répondre à vos questions, et les mettre à jour quand vous le lui demandez.

C'est la différence avec un fichier que vous joignez à une conversation : un fichier joint sert le temps d'un échange, une base de données vit dans la durée et reste consultable par toute l'organisation.

Y accéder

L'entrée Données du panneau latéral ouvre cet espace. Si votre formule ne l'inclut pas, un écran vous l'indique et propose de revenir au chat.

Comment c'est organisé

Trois niveaux, du plus large au plus fin :

• une base regroupe ce qui va ensemble, par exemple Commercial ;
• une table est un type d'objet dans cette base : Clients, Devis, Commandes ;
• un enregistrement est une ligne de cette table : un client, un devis.

Ce que contient un enregistrement est décrit par les champs de sa table. L'onglet Champs, à côté de l'onglet Fiches, les liste : leur type, s'ils sont obligatoires ou uniques, et la table visée par un lien. Le menu ⋯ de chaque champ permet de le modifier, d'en changer le type, de le déplacer ou de le retirer. Le premier champ de type Texte sert de titre aux fiches : c'est lui qu'on lit en tête d'une fiche et d'une carte.

Les types de champ

Chaque champ a un type, qui détermine ce qu'on peut y saisir et comment Leem le comprend :

Texte et Texte long, Nombre, Montant, Oui / Non, Date, Date et heure, E-mail, Téléphone, Choix unique et Choix multiple (parmi une liste que vous définissez), Image, et Lien, qui rattache un enregistrement à une autre table, par exemple une commande à son client.

Un champ peut être marqué comme obligatoire : l'enregistrement ne s'enregistre pas tant qu'il est vide.

Trouver et vérifier une fiche

En haut de l'écran, le bouton Base › Table ouvre la liste de vos bases et de leurs tables, avec les dernières tables ouvertes en tête et un champ pour en trouver une par son nom. Sans table choisie, l'écran d'accueil présente les mêmes tables sous forme de cartes.

Un clic sur une ligne ouvre la fiche en lecture, dans un volet à côté du tableau. Les flèches ↑ et ↓ (ou les touches j et k) passent à la fiche voisine sans refermer le volet, et Échap le ferme. Un lien vers une autre table s'ouvre d'un clic : la fiche liée s'affiche dans sa table.

Modifier fait passer la fiche en saisie, champ par champ selon son type. Demander à Leem ouvre la discussion avec une question préparée sur cette fiche, que vous complétez avant de l'envoyer. Pendant une saisie, l'onglet Champs est indisponible : enregistrez ou annulez d'abord la fiche en cours.

Créer et remplir

Le plus simple est de le demander à Leem, dans la discussion. Pour le faire vous-même, + Nouvelle base et + Nouvelle table se trouvent dans la liste des bases, et le menu Actions, en haut à droite, propose Nouvelle fiche, qui ouvre la fiche vierge à côté du tableau.

Votre formule peut limiter le nombre de bases de données. Les bases des applications ne comptent pas : elles suivent la limite d'applications. Une fois la limite atteinte, seule la création d'une nouvelle base est bloquée.

Une table sans champ vous invite d'abord à en définir : sans champ, il n'y a rien à saisir.

Sur téléphone

Sur un petit écran, les fiches s'affichent en cartes : le titre et trois valeurs. Une fiche s'ouvre en plein écran, avec Précédente et Suivante en bas. La recherche, les filtres, le tri et la lecture des champs sont disponibles. Le menu Actions n'y propose que le Journal de la base : la corbeille, la création d'une fiche, l'import et la modification de la structure se font depuis un ordinateur, ou en le demandant à Leem.

Importer beaucoup de fiches d'un coup

Pour remplir une table d'un coup plutôt que fiche par fiche, le menu Actions propose Importer des fiches, à côté de Corbeille. Une table qui a des champs mais aucune fiche propose le même geste directement dans son état vide, sous Importer un fichier.

Le fichier accepté est un CSV, ou un tableau collé depuis un tableur : un classeur Excel (.xlsx) ne se lit pas ici, il faut d'abord l'enregistrer au format CSV. Un import porte au plus 500 lignes, et sa première ligne donne les noms des colonnes. Ce n'est pas l'import qui est limité, c'est l'annulation : elle reprend les fiches une par une, en une seule fois, et 500 est le point où ce geste reste tenable. Un fichier plus gros se découpe en plusieurs imports, chacun annulable séparément.

Chaque colonne se pointe ensuite vers un champ de la table, ou s'ignore. Les champs Lien et Image ne se remplissent pas par cet import : ils s'ajoutent après, fiche par fiche.

Les dates, les nombres, les Oui/Non et le séparateur des Choix multiple se déclarent, ils ne se devinent pas : un même texte désigne des dates différentes selon le pays, et l'import refuse de choisir à votre place plutôt que d'importer silencieusement le mauvais jour. Un import ne déclare qu'un seul format de date : une colonne Date et une colonne Date et heure dans le même fichier s'importent donc en deux fois.

Avant d'écrire quoi que ce soit, une vérification rejoue l'import en entier et annonce combien de fiches seraient créées et combien de lignes seraient refusées, sans rien écrire dans la table. L'import crée des fiches ; il ne met jamais à jour une fiche existante, même si une valeur du fichier ressemble à une fiche déjà en place.

La vérification et l'import montrent chacun les refus en tableau : la ligne du fichier, le champ, le message. Une fois l'import fait, ces lignes refusées se téléchargent en CSV avec la raison du refus pour chacune : de quoi corriger le fichier d'origine et le réimporter. Le téléchargement n'est proposé qu'après l'import, jamais à la vérification, car rien n'y a encore été tenté.

Rechercher

En haut de l'écran, la zone de recherche interroge d'un coup tout ce qu'un enregistrement de la table ouverte contient de texte, de nombre et de date. La recherche dans toutes les tables à la fois n'existe pas encore. Elle ne porte ni sur les champs Oui / Non, ni sur les images jointes.

Elle attend au moins trois caractères avant de se lancer ; en dessous, rien ne se passe.

Filtrer

Filtrer, à côté de la recherche, compose une condition : un champ, un opérateur, une valeur, par exemple Ville égal à Lyon. On peut en ajouter d'autres ; un enregistrement doit alors satisfaire toutes les conditions à la fois pour rester affiché. Le bouton affiche le nombre de filtres actifs. Un clic sur l'en-tête d'une colonne propose aussi de trier ou de filtrer sur ce champ.

Chaque filtre actif reste affiché sous forme d'étiquette au-dessus du tableau, et Tout effacer les retire toutes d'un coup.

Les champs de type Choix multiple, Lien et Image ne peuvent pas être filtrés : l'opérateur n'apparaît pas pour eux. Ce n'est pas un oubli : si vous cherchez à filtrer l'un de ces champs et n'y arrivez pas, c'est normal.

Retrouver ce qui manque

Deux opérateurs, est vide et n'est pas vide, servent à repérer les enregistrements incomplets : les clients sans e-mail, les commandes sans date de livraison. C'est le moyen le plus direct de faire le ménage dans une table.

Retrouver une fiche supprimée

Supprimer un enregistrement ne l'efface pas tout de suite : il reste dans la corbeille pendant 30 jours, où il peut être retrouvé et restauré.

La corbeille s'ouvre depuis le menu Actions, en haut à droite. Elle a sa propre recherche, et chaque fiche y propose Restaurer.

Depuis la corbeille, Supprimer définitivement propose d'effacer la fiche pour de bon : cette option est visible pour les gestionnaires assignés à la base et pour les administrateurs de l'organisation. Une fois confirmée, la suppression ne peut plus être annulée.

Une restauration peut être refusée, si un autre enregistrement s'est entre-temps approprié une valeur qui doit rester unique, deux clients avec le même e-mail, par exemple. Le message vous indique quel champ pose problème : il faut alors modifier ou vider ce champ sur l'autre fiche, puis relancer la restauration.

Revenir en arrière

Le journal, dernière entrée du menu Actions sous Journal de la base, retrace les 100 dernières écritures de fiches de la base (créations, modifications, suppressions, imports, changements de type de champ), une ligne par action. Il ne montre pas la création d'une base, d'une table, d'un champ ou d'une vue. Il n'est ni paginé ni filtrable : ce sont les 100 dernières, et rien d'autre.

Chaque ligne peut s'annuler, et ce que fait l'annulation dépend de l'action d'origine : une création renvoie les fiches à la corbeille, une suppression les fait revenir, une modification leur rend leurs valeurs d'avant. Un changement de type de champ s'annule d'un bloc, tout ou rien : si une seule valeur ne peut pas revenir à son ancien type, rien ne change.

Une annulation peut laisser des fiches de côté : ce n'est pas un échec, c'est le moteur qui refuse d'écraser un travail plus récent. Une fiche modifiée depuis l'action d'origine, une fiche dont le champ a changé de type depuis, ou une fiche qui n'existe plus, est laissée en place. Le bouton Annuler quand même n'existe que pour le premier cas, une fiche modifiée depuis : il force son retrait, au prix des modifications faites depuis, qui sont perdues.

Trois choses ne reviennent jamais : une image qu'une écriture avait remplacée, une suppression définitive faite depuis la corbeille, et l'annulation d'un changement de type de champ.

Partager une recherche

Une recherche et les filtres en cours sont mémorisés dans l'adresse de la page : le lien peut se copier, s'envoyer ou se mettre en favori, et le rouvrir retrouve exactement la même vue.

Qui voit quoi

Chaque base a ses propres règles d'accès, réglables par le propriétaire et les administrateurs depuis le menu de la base.

D'abord un accès par défaut, qui s'applique à tous les membres de l'organisation : Aucun, Lecture, Édition ou Gestion. Une base nouvellement créée démarre sur Édition, ouverte à toute l'organisation. Choisir Aucun la rend privée : seules les personnes explicitement ajoutées y accèdent.

Ensuite des accès individuels, qui accordent à une personne précise un niveau supérieur au défaut. Ils se retirent d'un clic.

Ces règles valent aussi pour Leem : il ne voit d'une base que ce que voit la personne qui lui parle.

Les vues

Le menu d'une base propose Ouvrir les vues. Une vue est une présentation préparée de vos données, pensée pour être consultée directement plutôt que d'être parcourue table par table. Cette partie est en cours de construction : vos vues s'y ouvrent, mais leur mise en page évoluera.